Besucherleitsystem
Besucherleitsystem: Termin, Check-in und Aufruf in einer Plattform
Amturo führt Besucher:innen vom Online-Termin über den Check-in bis zum Schalter – durchgängig, datensparsam und auswertbar. Geeignet für Kommunen, Kliniken und Unternehmen.
Was ist ein Besucherleitsystem?
Ein Besucherleitsystem ist mehr als eine klassische Wartemarken-Anlage. Es koppelt Besuchersteuerung und interne Abläufe und sorgt dafür, dass Besucher:innen jederzeit wissen, wo sie stehen – und dass die Organisation den Publikumsverkehr planbar steuern kann.
Klassische Aufrufanlagen decken meist nur Wartemarken-Ausgabe und Aufruf ab. Online-Termin, Check-in und Auswertungen laufen in getrennten Systemen. Ein modernes Besucherleitsystem bildet den gesamten Weg – von der Buchung bis zur Bearbeitung – in einer Plattform ab.
Der komplette Ablauf in 8 Schritten
- 1Online-Termin: Bürger:innen oder Kund:innen buchen rund um die Uhr
- 2Ankunft: Erinnerungs-E-Mail und klare Wegweisung im Eingangsbereich
- 3Check-in: am Terminal, am Empfang oder direkt vom eigenen Smartphone
- 4Wartemarke: digital, gedruckt oder beides – je nach Standort
- 5Wartebereich: Aufruf-Display mit Nummern und geschätzten Wartezeiten
- 6Aufruf: Sachbearbeitung ruft auf, optional mit KI-Sprachansage
- 7Bearbeitung: Status wird automatisch dokumentiert
- 8Auswertung: Wartezeit, Bearbeitungsdauer und Auslastung pro Bereich
Was ein modernes Besucherleitsystem leisten muss
Diese Kriterien unterscheiden ein echtes Besucherleitsystem von einer reinen Aufrufanlage.
Durchgängiger Prozess
Online-Termin, Check-in, Aufruf, Bearbeitung und Auswertung in einer Plattform – keine Medienbrüche.
Termin + Walk-in gemeinsam
Geplante Termine und Laufkundschaft werden in derselben Warteschlange intelligent priorisiert.
Wartebereichsanzeige
Lesbare Displays mit aktuellen Aufrufen, Schaltern und Wartezeiten – datensparsam, ohne Klarnamen.
Mobile Warteschlange
Besucher:innen können den Wartebereich verlassen und ihren Status am eigenen Smartphone verfolgen.
Flexible Wartenummer
Digital am Display, gedruckt per Bondrucker oder beides kombiniert – je nach Standort und Bedarf.
KI-Sprachansagen (optional)
Akustische Aufrufe für Nummer, Schalter und optional Mitarbeitername – modular zubuchbar.
Mehrere Bereiche & Standorte
Eigene Leistungen, Öffnungszeiten, Schalter und Wartebereiche pro Fachbereich und Standort.
Auswertbare Steuerung
Wartezeiten, Bearbeitungsdauern und Auslastung pro Bereich – ohne Excel-Export.
Branchenanwendung
Ein Besucherleitsystem ist überall sinnvoll, wo Menschen ankommen, warten und bedient werden.
Kommunen & Verwaltung
Bürgerbüro, KFZ-Zulassung, Standesamt, Sozialamt – ein Besucherleitsystem für alle Fachbereiche.
Mehr erfahrenKliniken & Praxen
Patient:innen-Check-in, Wartezimmer-Steuerung und Aufruf in Ambulanzen und MVZ.
Mehr erfahrenUnternehmen & Organisationen
Empfang, Kundenservice, HR-Sprechstunden und interne Beratungstermine zentral steuern.
Mehr erfahrenSicherheit & Datenschutz
Amturo ist für DSGVO-konforme Prozesse entwickelt. Dazu gehören EU-Hosting, geregelte Auftragsverarbeitung und ein AVV. Verarbeitungszwecke, Löschfristen und optionale Analysen werden transparent konfiguriert.
- Hosting innerhalb der EU
- Datensparsame Wartebereich-Anzeige
- Rollen- & Rechtekonzept
- Verschlüsselte Übertragung
Häufige Fragen zum Besucherleitsystem
Was ist ein Besucherleitsystem?+
Ein Besucherleitsystem führt Besucher:innen vom Online-Termin über Ankunft, Check-in und Wartebereich bis zur Bearbeitung am Schalter. Moderne Systeme verbinden Terminvergabe, Aufruf und Auswertung in einer Plattform.
Was ist der Unterschied zu einer Aufrufanlage?+
Eine Aufrufanlage gibt nur Wartemarken aus und ruft Nummern auf. Ein Besucherleitsystem deckt zusätzlich Online-Termin, Check-in, mobile Warteschlange, mehrere Fachbereiche und Auswertungen ab.
Funktioniert ein Besucherleitsystem auch für Walk-ins?+
Ja. Walk-ins werden am Self-Check-in oder am Empfang erfasst und in dieselbe Warteschlange wie Terminbesucher:innen eingereiht. Die Sachbearbeitung sieht beide Gruppen nebeneinander.
Welche Hardware wird benötigt?+
Typischerweise ein Self-Check-in Terminal (z. B. SUNMI FLEX 3) im Eingangsbereich und ein oder mehrere Aufruf-Displays (z. B. iiyama) im Wartebereich. Mitarbeitende arbeiten am normalen Arbeitsplatz im Browser.
Werden im Wartebereich personenbezogene Daten angezeigt?+
Nein. Amturo zeigt im Wartebereich datensparsam: Wartenummer, Schalter und Status – keine Klarnamen, keine Anliegen. Das ist datensparsam umgesetzt.
Wie lange dauert die Einführung?+
In der Regel ein bis drei Wochen – inklusive Konfiguration der Fachbereiche, Schulung und Hardware-Lieferung. Ein paralleler Betrieb mit einem Altsystem ist möglich.
Ist das Besucherleitsystem für DSGVO-konforme Prozesse entwickelt?+
Amturo unterstützt eine datenschutzgerechte Betriebsweise mit Rollen, Löschfristen und dokumentierten Auftragsverarbeitern. Die konkrete Hostingregion und Konfiguration werden im Vertrag festgehalten.
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