Durchgängiger Prozess
Online-Termin, Check-in, Aufruf, Bearbeitung und Auswertung liegen in einer Plattform – nicht in mehreren Systemen.
Tevis21-Alternative · Besucherleitsystem
Modernes Besucherleitsystem für Verwaltungen
Ein Besucherleitsystem ist heute mehr als eine Wartemarken-Anlage. Es führt Bürgerinnen und Bürger vom Online-Termin über Ankunft, Check-in und Wartebereich bis zur Bearbeitung am Schalter – und liefert dabei auswertbare Daten für die Verwaltung.
Anforderungen
Was ein Besucherleitsystem in der Verwaltung leisten muss
Ein modernes Besucherleitsystem koppelt Bürgersteuerung und interne Abläufe. Es sorgt dafür, dass Bürgerinnen und Bürger jederzeit wissen, wo sie stehen, und dass die Verwaltung den Publikumsverkehr planbar steuern kann.
Klassische Besucherleitsysteme decken meist nur einen Teil des Weges ab – etwa die Wartemarken-Ausgabe und den Aufruf. Online-Terminvergabe, Check-in und Auswertungen laufen häufig in getrennten Systemen. Das erzeugt Medienbrüche und macht eine echte Steuerung des Bürgeraufkommens schwierig.
Ein modernes System bildet den gesamten Weg – von der Buchung bis zur Bearbeitung – in einer Plattform ab. Mitarbeitende sehen Termine, Walk-ins, Wartezeiten und Bearbeitungsdauern an einer Stelle, Bürger erleben einen durchgängigen Prozess.
Ablauf
Der komplette Ablauf eines modernen Besucherleitsystems
Ein durchgängiges Besucherleitsystem führt durch acht aufeinander aufbauende Schritte. Jeder Schritt sollte in derselben Plattform liegen – sonst entstehen wieder die typischen Brüche.
- 1. Online-Termin: Bürgerin oder Bürger bucht den Termin rund um die Uhr
- 2. Ankunft: Erinnerungs-E-Mail und klare Wegweisung im Eingangsbereich
- 3. Check-in: Self-Service am Terminal, am Empfang oder direkt vom eigenen Smartphone
- 4. Wartemarke: digital, gedruckt oder beides – je nach Standort und Bedarf
- 5. Wartebereich: Aufruf-Display mit aktuellen Nummern und geschätzten Wartezeiten
- 6. Aufruf: Sachbearbeitung ruft auf, optional mit akustischer Ansage
- 7. Bearbeitung: Status wird automatisch dokumentiert
- 8. Auswertung: Wartezeit, Bearbeitungsdauer und Auslastung pro Bereich und Schalter
Zusammenspiel
Warum Terminvergabe und Aufrufsystem zusammengehören
Wer Online-Terminvergabe und Aufrufsystem in getrennten Anwendungen betreibt, kann den tatsächlichen Publikumsverkehr nicht zuverlässig planen. Walk-ins, Verspätungen, kurzfristige Absagen und Schalterauslastung lassen sich nur dann sinnvoll steuern, wenn alle Informationen in einem System liegen.
Erst dadurch entsteht eine echte Besuchersteuerung: Wartezeiten werden realistisch prognostiziert, Personal kann gezielt eingesetzt werden, und Bürgerinnen und Bürger bekommen verlässliche Aussagen über ihren Status.
Lösung
Wie Amturo Besucherprozesse abbildet
Amturo verbindet Online-Terminvergabe, Aufrufsystem, Check-in und Auswertungen in einer Plattform. Bürgerinnen und Bürger erleben einen durchgängigen Prozess, die Verwaltung erhält eine echte Steuerungssicht auf den Publikumsverkehr.
Termine und Walk-ins landen in derselben Warteschlange, Check-in kann am Terminal, am Empfang oder vom Smartphone erfolgen, der Wartebereich wird über Displays informiert. Akustische Aufrufe sind optional und barrierearm – auf Wunsch über KI-basierte Sprachansagen.
Die Auswertungen zeigen Wartezeiten, Bearbeitungsdauern und Auslastung pro Bereich, Schalter und Standort. Auf dieser Basis lassen sich Öffnungszeiten, Slot-Kontingente und Personaleinsatz datengestützt anpassen.
Praxis
Praxisbezug: Besuchersteuerung in der Gemeinde Kriftel
Die Gemeinde Kriftel hat ihren Bürgerservice mit Amturo neu strukturiert. Online-Termin, Check-in und Aufrufsystem liegen in einer Plattform, weitere Fachbereiche werden schrittweise ergänzt. Details zur konkreten Umsetzung finden Sie im Praxisbeispiel.
Entscheidungshilfe
Worauf Sie bei einem Besucherleitsystem achten sollten
Diese Kriterien helfen, ein echtes Besucherleitsystem von einer reinen Aufrufanlage zu unterscheiden.
Termin + Walk-in gemeinsam
Geplante Termine und Laufkundschaft werden in derselben Warteschlange gesteuert.
Wartebereichsanzeige
Klar lesbare Displays mit aktuellen Aufrufen, Schalternummern und geschätzten Wartezeiten – datensparsam, ohne Klarnamen.
Mobile Warteschlange
Bürgerinnen und Bürger können den Wartebereich verlassen und ihren Status am eigenen Smartphone verfolgen.
Mehrsprachigkeit & Barrierearmut
Buchung, Check-in und Aufruf für Bürgerinnen und Bürger verständlich – auch ohne IT-Kenntnisse.
Mehrere Fachbereiche
Eigene Leistungen, Öffnungszeiten, Schalter und Wartebereiche pro Fachbereich und Standort.
Auswertbare Steuerung
Wartezeiten, Bearbeitungsdauern und Auslastung pro Bereich – ohne Excel-Export.
Datenschutzorientierter Betrieb
Hostingregion, Auftragsverarbeiter, Zugriffsrollen und Löschfristen werden für den konkreten Betrieb dokumentiert.
Aus der Praxis
Amturo im Einsatz bei der Gemeinde Kriftel
Die Gemeinde Kriftel nutzt Amturo als Plattform für den gesamten Bürgerservice – von der Terminbuchung bis zum Aufruf.
Häufige Fragen
Fragen zu Besucherleitsystem
Was unterscheidet ein Besucherleitsystem von einer reinen Aufrufanlage?
Eine reine Aufrufanlage gibt Wartemarken aus und ruft Nummern an Schaltern auf. Ein Besucherleitsystem deckt den gesamten Weg ab – von der Online-Terminbuchung über die Ankunft und den Check-in bis zur Bearbeitung und Auswertung – und liegt idealerweise in einer Plattform.
Welche Schritte gehören zu einem modernen Besucherprozess?
Online-Termin, Erinnerung, Ankunft, Check-in (Self-Service, Empfang oder Smartphone), Wartemarke (digital oder gedruckt), Wartebereichsanzeige, Aufruf an den Schalter, Bearbeitung und Auswertung. Alle Schritte sollten miteinander verzahnt sein.
Wie wird Laufkundschaft im Besucherleitsystem berücksichtigt?
Walk-ins werden vor Ort am Self-Check-in oder am Empfang erfasst und in dieselbe Warteschlange wie Terminkundinnen und -kunden eingereiht. Die Sachbearbeitung sieht beide Gruppen nebeneinander und ruft je nach Priorität, Anliegen und Schaltern den nächsten Bürger auf.
Werden im Wartebereich personenbezogene Daten angezeigt?
Standardmäßig zeigt Amturo im Wartebereich Wartenummer, Schalter und Status statt Klarnamen oder Anliegen. Die konkrete Anzeige, Rechtsgrundlage und Löschfristen werden durch die verantwortliche Organisation festgelegt.
Können Bürgerinnen und Bürger den Wartebereich verlassen?
Ja. Über die mobile Warteschlange können sie ihren Status am eigenen Smartphone verfolgen – etwa in einem Café in der Nähe – und werden rechtzeitig informiert, wenn ihr Aufruf näher rückt.
Lässt sich das Besucherleitsystem fachbereichsübergreifend nutzen?
Ja. Jeder Fachbereich (Bürgerbüro, KFZ-Zulassung, Standesamt, Sozialamt …) kann eigene Leistungen, Öffnungszeiten, Schalter und Wartenummern-Kreise erhalten – innerhalb derselben Amturo-Plattform.
Wie lange dauert die Einführung eines Besucherleitsystems mit Amturo?
In der Regel ein bis drei Wochen – inklusive Konfiguration der Fachbereiche, Schulung und Hardware-Lieferung. Ein paralleler Betrieb mit dem Altsystem während der Übergangsphase ist möglich.
Unverbindlich kennenlernen
Besuchersteuerung in der Verwaltung modern aufsetzen
Wir zeigen Ihnen in einem unverbindlichen Demo-Termin, wie Amturo den gesamten Bürgerprozess – von der Buchung bis zur Auswertung – in einer Plattform abbildet.
Stand: Mai 2026. Diese Seite beschreibt Amturo als eigenständige Alternative zu klassischen Termin- und Besucherleitsystemen. „Tevis21“, „VOIS|TEVIS“, „ekom21“ und vergleichbare Bezeichnungen sind Marken beziehungsweise Produktnamen der jeweiligen Anbieter und werden hier ausschließlich zur sachlichen Einordnung der Suchintention genannt. Es besteht keine Geschäftsbeziehung zu den genannten Drittanbietern. Sämtliche Aussagen beziehen sich auf öffentlich dokumentierte Informationen oder auf die Eigenschaften von Amturo.